Personální audit je dobrý nástroj, kterým lze zjistit pravý stav věci v řízení a organizaci společnosti s ohledem na lidské zdroje, kterými společnost disponuje. Možnost znát potenciál firmy, potažmo jejich zaměstnanců, je klíčovým faktorem výrazně ovlivňujícím ekonomickou úspešnost dané společnosti a tedy rozhodně není vhodné tuto oblast podceňovat. Je dobré si uvědomit, že největším kapitálem firmy jsou kvalitní, loajální a spokojení zaměstnanci, s dobrými pracovními výsledky. Poznat lépe své zaměstnance, jejich pracovní náplně (jak ty papírové, tak ty reálné) a porozumět personální struktuře společnosti, to jsou velice důležité předpoklady k dalšímu úspěšnému firemnímu rozvoji. K tomu všemu vám může být velice prospěšný personální audit zaměstnanců.
Pro koho je personální audit určený?
Existuje celá řada nástrojů, kterými se lze dobrat k požadovaným informacím. Liší se samozřejmě jak způsobem provedení, tak svou finanční - časovou náročností. Nelze říci, který ze způsobů je lepší nebo horší, vše záleží od individuálních podmínek, ve kterých se audit provádí. Jiný typ auditu bude nasazen ve středně velké organizaci, jiný v korporátní sféře a zcela jinak by vypadal audit v malé firmičce.
Drobní podnikatelé a malé firmy jistě nebudou potřebovat pomoc externích specialistů, neboť si při nízkém počtu zaměstnanců stíhá jednotlivé pracovníky "uhlídat". Za jistých okolností lze samozřejmě doporučit spolupráci se specializovanou firmou, avšak ve většině případů toto není nutné.
Jiná situace je už ale u středních a velkých firem, kde může být zaměstnanecká struktura relativně složitá a není už v silách zaměstnavatele znát podrobně co která část dělá (řekl bych, že toto obzvlášť dobře platí na státní organizace jako jsou třeba nemocnice, kde zpravidla bývá zaměstnanecký fond opravdu bohatý a organizace práce často dost chaotická). Tady se rozhodně doporučuje nepodceňovat sílu auditu a zainvestovat, jeho návratnost bývá až překvapivě rychlá.
Možnosti personálního auditu
V zásadě by se dalo říct, že jsou tři základní způsoby provedení personálního auditu:
- personální audit vlastními silami
- personální audit ve spolupráci s externí specializovanou firmou
- personální audit za pomoci specializovaného softwaru
Personální audit vlastními silami bude nejvhodnější pro malé, případně středně velké apolečnosti, které mají dostatek vlastních sil (ať už personálních nebo finančních) a vědí, co od takového auditu očekávají. Nespornou výhodou jsou nízké počáteční finanční náklady a dobrá znalost firemního prostředí. Naopak nevýhodou může být fakt, že audit provádějí osoby, které nemají potřebné znalosti z této oblasti a tedy se nemusí vždy zaměřit tím nejsprávnějším směrem. Výsledek takového auditu pak nemusí zcela naplňovat původní představy zadavatele auditu - zpravidla vedení společnosti.
Pro střední a velké firmy lze jednoznačně doporučit jiný, profesionálnější způsob auditu, ať už je to za pomoci axterní firmy nebo speciálného softwaru, který audit provede automaticky a sám.
Personální audit za pomoci externí, a na tuto problematiku specializované firmy, je rozhodně dobrou investicí do vaší společnosti. Přinese vám odpovědi na otázky týkající se personální struktury zaměstnanců, jejich pracovních náplní a úspěších při plnění pracovních povinností. Takto získané informace mohou být velice užitečními podklady pro případnou restruktualizaci, či personální optimalizaci firmy.
Ač je návratnost investice relativně rychlá, obvykle nepatří služby těchto specializovaných firem mezi ty nejlevnější a už vůbec ne nejrychlejší - pracovníci specializované firmy musí strávit mnoho hodin v terénu aby získali všechna potřebná data - což se rozhodně musí podepsat na celkové ceně za audit, nehledě na to, že přesnost takového auditu bude silně závislá na schopnostech auditorů mapovat a vyhodnocovat získané informace (lidský faktor nelze podceňovat). Další nevýhodou je skutečnost, že výsledek auditu je pouze jednorázovou záležitostí, jejíž platnost navíc nemá dlouhého trvání - obvykle pár týdnů, maximálně několik měsíců. V případě nutnosti provést personální audit opakovaně je nutné počítat i s opakovanou investicí.
Personální audit za pomoci specializovaného softwaru je nejvhodnější zejména pro opravdu velké společnosti, které nechtějí nic nechat náhodě a záleží jim na kvalitním zaměstnaneckém fondu, kterým disponují. Dobrý auditní a monitorovací systém dokáže v relativně krátké době podat komplexní informace o všem, co vedení společnosti zajímá - od informace o skutečném započatí pracovního dne konkrétním zaměstnancem (jako čas započatí práce nelze brát čas příchodu zaměstnance na pracoviště) až po detalní přehled všech pracovních i nepracovních činností, které v ten daný moment na svém pracovním počítači prováděl. Zpracování výsledků personálního auditu je v porovnání s ručním auditem extremně rychlé a i mnohem přesnější, neboť monitorovací systém pracuje s holými fakty, které nelze dodatečně zkreslit či přibarvit. Audit je možné provádět dle libovůle opakovaně nebo permanentně, aniž by bylo nutné vynakládat další finanční prostředky na jeho realizaci. Velkou výhodou monitorovacích sytémů je možnost podrobné konfigurace, výběr oblastí zájmu a možnost volby jakým způsobem bude monitoring probíhat (zde je myšleno zejména na možnosti otevřeného/skrytého monitorování). Není těžké si představit, že jinak se bude chovat pracovník v případě že na jeho pracoviště přijde auditor z masa a kostí, který bude mít nejrůznější dotazy a jiné bude zaměstnancovo chování v případě, že monitoring probíhá skrytě (s písemným souhlasem zaměstnanců). Velkou nevýhodou monitorovacích systémů je faktická omezenost pouze na ta pracovní místa, kde pracovním nástrojem zaměstnance je svěřený počítač, proto se v takových případech doporučuje skombinovat monitoring zaměstnanců i s klasickým personálním auditem, ať už bude proveden specializovanou firmou nebo svépomocí.
Vyhodnocení a důsledky personálního auditu
Vyhodnocení personálního auditu může zcela zásadně změnit fungování vaší společnosti, důsledkem může být celá řada opatření majících za cíl eliminaci personálně-organizačních problémů, které audit odhalil. Je už na každé firmě, jakým způsobem se k dané věci postaví a jak tyto problémy hodlá řešit.
Co je ale nejdůležitější, těžko lze cokoliv řešit, pokud daný problém není pojmenován anebo není vůbec znám. Personální audit by právě měl pomoct tyto problémy odhalovat a definovat.
2025 ©